Dokumentationsteam: Sådan delegeres opgaver

af ClickHelp - bedste hjælpe-redigeringsværktøj

Det er tid til at acceptere fakta: du kan ikke gøre det hele selv. Så dygtig og opgaveorienteret, som du må være, at jonglere med flere projekter på én gang kan tage en vejafgift på dig. Du er nødt til at lade andre hjælpe dig og fjerne noget af presset fra dine skuldre.

Dog er delegering af opgaver ikke så enkel, som det kan lyde. Du skal finde den perfekte tekniske forfatter til jobbet, så resultatet er par excellence. Hvis du f.eks. Er presset i tide, skal du kigge efter forfatteren med den laveste arbejdsbelastning og den hurtigste arbejdshastighed.

Men vigtigst af alt skal du undgå at falde i en af ​​disse to fælder: at overvåge hele brugerdokumentationsprocessen eller undlade at overvåge dit team korrekt.

Denne artikel vil lære dig, hvordan du undgår at blive fanget i et af disse scenarier.

Delegationsgrundlaget

Du skal lære at tildele klare opgaver til dit team, udtrykke forventninger og sætte frister. Du skal også implementere et sporingssystem, der giver dig mulighed for at give autonomi til den person, der udfører opgaven, mens du stadig kan overvåge dem.

Dog får du ikke den forkerte idé. Du er stadig en del af arbejdsprocessen og har brug for at stille dig tilgængelig for dit team, hvis der skulle opstå spørgsmål. Brugerdokumentation kan antage en masse komplekse former afhængigt af emnet eller hensigten bag indholdet, så det er meget muligt, at du bliver nødt til at tildele to eller flere personer til det pågældende projekt.

Det er meget vigtigt for en manager at vide, hvad hans teams evner er. Prøv at bruge vores blogindlæg om nøglefærdigheder for tekniske forfattere til at analysere dit eget team. Det er altid nyttigt at holde dette billede i ens sind.

De fem trin til delegation

Her er et par ting, der kan hjælpe dig med at lette delegeringsprocessen og undgå ulejligheder.

  • Opgaver er individuelle: Når du fortæller dit team, hvad de skal gøre, er det mere effektivt at tildele hver opgave til en person direkte og kontrollere, om alle er på samme side. Giv klare og præcise instruktioner, så de kan udføre deres opgaver. For eksempel er en person ansvarlig for at skrive nye emner, en anden til at lave selvstudievideoer og så videre.
  • Giv dem det større billede: Det er altid lettere at arbejde på noget, hvis du ved, hvad målene er. Især når vi taler om en kompleks opgave som at oprette et vidensgrundlag, skal hvert teammedlem være opmærksom på de resultater, de har brug for.
  • Giv frister, og hold dem fast: Det er meget vigtigt at fortælle dit team lige fra starten, hvor lang tid de kan arbejde på noget. Forklar vigtigheden af, at de afleverer deres arbejde til tiden i sammenhæng med andre processer i din virksomhed.
  • Brug rapporter med jævne mellemrum: Når du delegerer, deltager du ikke aktivt i gennemførelsen af ​​hver opgave, men du skal have en fornemmelse af, hvad der foregår. Den bedste måde at gøre det på er at bede teammedlemmer om at give rapporter om deres arbejdsstatus. Som sådan kan du have et overblik over processen og gribe ind, når du har brug for det, så du kan forblive inden for din dokumentationsplan.
  • Fortæl dem, hvordan de kan kontakte dig: Ideelt set bør et ugentligt møde ikke være den eneste chance, som dit team får til at interagere med dig. De er nødt til at vide, at hvis der opstår noget, kan de hurtigt få fat i dig.

Det er nødvendigt at nævne, at det er en god ide at opbevare det meste af sådan information et sted. Så tænk på at oprette en dokumentationsplan for at give medarbejderne noget at henvise til.

Vær ekstra opmærksom på dit arbejdsmiljø - sørg for at have alle de rigtige værktøjer til en bedre og hurtigere delegation. En masse hjælpeforfilteringsværktøjer indeholder funktioner, der forbedrer teamarbejdsgangen og muliggør en mere effektiv opgavedelegering, ligesom teamworkfunktioner i ClickHelp.

Det handler om tillid

Delegation betyder ikke, at administratoren ikke arbejder på noget. Det har mere at gøre med det endelige resultat.

Der er et niveau af tillid, der skal findes mellem delegationerne og deres team. Ingen styringsteknik kan nogensinde erstatte det.

Held og lykke med din tekniske skrivning!
Klik på Hjælp-team

Oprindeligt offentliggjort på clickhelp.co.