Forbedring af produktiviteten ved at udnytte kalendere og personlige OKR'er

Alle ønsker at blive produktive

Da en mentor af mig, Navid Nathoo, gjorde det til et krav at lave en tidsplan, syntes jeg straks, det var en frygtelig idé. Personligt følte jeg, at for mange gange dukker ting op i det daglige liv, der er totalt ikke planlagt. Nogle gange laver mine venner planer i sidste øjeblik, eller jeg savner måske min bus, eller der sker noget, der får mig til at virkelig ikke have lyst til at gøre, hvad jeg havde planlagt. Som mange andre havde jeg engang forsøgt at oprette en tidsplan og holde mig til den, men til sidst faldt jeg ud. Navid insisterer på, at oprettelse af en tidsplan kan hjælpe med at øge produktiviteten og holde mig ansvarlig, og at jeg i det mindste skulle prøve det endnu, men denne gang med nogle iterationer.

Forsøg 1: Jeg brugte 3 timer på at skabe en daglig plan for maj måned. Jeg planlagde alle detaljer i min dag, fra at børste mine tænder til at spise måltider. Det virkede ikke. Jeg faldt ud på mindre end 6 timer.

Forsøg 2: Jeg generaliserede nogle opgaver i min skema og slettede nogle alt for specifikke opgaver på min skema. Denne gang lykkedes det mig at forblive på sporet i en dag, før jeg faldt ud igen.

På dette tidspunkt bemærkede jeg et mønster; Jo mere generelle jeg lavede opgaverne på min tidsplan og den mere fleksible tid, jeg tilføjede hver dag, holdt mig på sporet længere.

Forsøg 3: Denne gang lavede jeg min tidsplan for generel, og det føltes som om min tidsplan ikke gavne mig eller gjorde noget for at holde mig på sporet.

Forsøg 4: Endelig følte jeg, at jeg nåede en balance mellem generelle og specifikke opgaver og havde tilføjet en passende mængde fleksibel tid, hvis jeg havde brug for det.

Jeg bemærkede, at hvis jeg skulle opdatere eller ændre din tidsplan hver dag, enten som et resultat af en pludselig ændring af planer, eller fordi opgaverne fra dagen før skulle skubbes tilbage, var det et tegn på, at min tidsplan var for specifik eller jeg havde bare ikke nok flextid. Jeg indså også, at flextid gjorde min nydelsestid forældet, fordi når jeg skulle bruge min flextid, skyldes det, at jeg dræbte for meget tid på at gøre noget sjovt. Så jeg slettede al min glæde og brug min resterende flextid på dagen som min fornøjelsestid.

Det var da det gav mening. At forblive produktiv og på sporet handler ikke om mikromanaging, og det handler bestemt ikke om at lade opgaver være ufuldstændige eller uopfyldte. Det handler om at opnå en balance mellem generelle og specifikke opgaver, mellem personlige og offentlige liv, mellem glæde og arbejde. Det handler om at have både fleksibilitet og fokus, mens du stadig går på kompromis med uventede ændringer i dit liv. I det væsentlige;

Produktivitet handler om balance, fleksibilitet og fokus.

Jeg kunne vælge at arbejde hele dagen uden spil. Ville det gøre mig mere produktiv?

Ja.

I det mindste teknisk. Jeg ville have lyst til at være #!%, Men jeg ville være produktiv. Men hvad er poenget med at være produktiv? Jeg antager, at du som ethvert menneske ønsker produktivitet for at få dig til at føle dig lykkelig, så ville ovenstående model ikke være selvbesejrende? I ovenstående scenarie er den forudsatte antagelse, at arbejde og produktivitet er den samme ting. Som jeg ser det,

Produktivitet ≠ Arbejde

Jeg kunne fortsætte med at forklare, hvorfor det at vælge den rigtige arbejdslinje kunne ændre dette, men det er et andet emne. For at sammenfatte handler produktivitet ikke om arbejde, men snarere om balance. At balancere dit arbejde og lege er allerede et skridt hen imod produktivitet. Det aktiv, der passer godt sammen med balance, er fleksibilitet. Ligesom denne kontortionist spændevand.

Hvad med fleksibilitet? Hvis jeg vil være fleksibel, hvorfor gider det overhovedet at oprette en tidsplan?

Fleksibilitet betyder ikke, at man undgår ansvar eller at være så svag, at man vedvarende skubber dine opgaver til et senere tidspunkt. Kort sagt,

Fleksibilitet ≠ Svaghed

Fleksibilitet betyder at være i stand til at klare og kompensere for en ændring i dit liv.

Når du ikke er påkrævet at være fleksibel, skal man praktisere selvbeherskelse og holde sig fokuseret.

Fokus kombineret med balance og fleksibilitet giver dig rækkevidde; muligheden for at zoome ind på de små detaljer eller zoome ud for at tage det større billede. Fokus og dermed produktivitet gøres muligt ved at forstå dig selv; hvad du vil have, hvorfor du vil have det, hvordan du arbejder, dine fordomme osv.

Når du opretter en tidsplan skal dit fokus være helhedsorienteret, men når du udfører opgaverne på din tidsplan, skal dit fokus zoomes ind. Når det er sagt, handler fokus ikke om at sidde ned og arbejde på den samme ting i 6 timer, men hvis det er det, der fungerer for dig, så slå dig ud. Hvad jeg har fundet, er det

Fokus ≠ Assiduity

Fokus betyder at være bevidst om alt hvad du gør og holde dig skarp, opmærksom og opmærksom på at maksimere din produktivitet. Masser af undersøgelser, artikler og udtalelser som dette finder, at fokus er korreleret med søvn, hvilket igen er korreleret med produktivitet.

Jeg nævnte ikke noget om tid.

De fleste mennesker er vant til at tro, at produktivitet ligner noget

  1. Arbejde / tid = Produktivitet
  2. Fokus * Energi * Tid = Produktivitet
  3. Output / Input = Produktivitet

Den sidste gælder ikke engang mennesker.

Jeg synes, det er vigtigt at huske, at tiden er relativ, både bogstaveligt og metaforisk. Hvorfor ellers ser det ud til, at gode tider flyver hurtigt, mens kedelige eller dårlige tider ser ud til at vare uhyggeligt længe? Med det i tankerne, vil det være lettere at acceptere, at der ikke er noget, vi kan gøre for at forhindre tid i at efterlade os i støvet, og produktiviteten bør derfor ikke have noget at gøre med tiden, ellers risikerer vi at miste produktiviteten, når vi spilder tid. På en linje er produktivitet ikke en funktion af tiden; Det er en funktion af din tilstand.

Produktivitetsniveauer bør ikke kvantificeres matematisk, især hvis man taler om personlig produktivitet. Produktivitet er i sidste ende følelsen af ​​opfyldelse, og alle føler sig opfyldt på forskellige niveauer. Din chef kunne tro, at du har gjort meget mindre, end du har lyst til, at du er færdig.

Udover en tidsplan opdagede jeg for nylig OKR-produktivitetsteknikken. I det væsentlige adskiller OKR-teknikken alle dine opgaver i to sektioner:

  1. mål
  2. Nøgleresultater

Ideen om mål er ligetil; mål gives ofte af overordnede i en højere position. Men med henblik på selvregulering fandt jeg, at mål i det væsentlige er de store milepælpræstationer i livet. Disse vil variere fra person til person, men nogle af mine inkluderer

  1. Bevar 80% top 6 gennemsnit (For U af Waterloo betinget)
  2. Hit 10% kropsfedt ved 140 lbs
  3. Få betalt arbejde eller praktikplads

Jeg vurderer, at det tager 1 - 3 måneder at gennemføre mål, men det antages, at jeg har noget at holde mig ansvarlig og på vej mod målene.

Det er her de vigtigste resultater kommer ind.

De vigtigste resultater er i det væsentlige trinnene mod at gennemføre et mål. For eksempel, hvis jeg ville beholde et 80% top 6-gennemsnit, ville jeg have det godt med min Data and Stats Culminating Performance Task (CPT). For at klare mig godt på min CPT, bliver jeg nødt til at lave en bomb @ $$ præsentationsdæk; så det er mit vigtigste resultat. At lave et rigtig godt præsentationsdæk. Eller lad os sige, at mit mål er at få et job. For at få et job bliver jeg nødt til at ansøge, og derfor er det vigtigste at udfylde jobansøgninger. Det tager et estimeret gennemsnit på 3 dage at blive krydset af for de vigtigste resultater.

Jeg har sagt det før, men jeg hader at sidde og arbejde på den samme ting i mere end 5 eller 6 timer. De fleste gange afbrydes jeg under alle omstændigheder på disse 5 eller 6 timer. At sprede KR'ere over et par dage holder også ideerne og tankegangen friske, og det føles ikke som overdreven.

At adskille mål fra nøgleresultater får mig til at føle, at hvert nøgleresultat, jeg udfører, bringer mig et skridt tættere på at gennemføre et mål. Dette gør en markant forbedring af min produktivitet. Jeg holder Os og KR'er på to separate tjeklister på Keep. Jeg bundede min tidsplan og OKR-tjeklister ved at udpege en del af min dag, der arbejdede med KR'er generelt, ikke specifikke KR'er, fordi KR'er normalt tjekkes fra min liste relativt hurtigt. At holde det generelt betyder også, at jeg kunne arbejde på enhver KR, som jeg følte det på det tidspunkt og så længe jeg vil, mens jeg stadig opretholdt den maksimale produktivitet, fordi formålet med hver KR er at føre til en O.

OKR'er har fungeret så godt, at jeg også bundede dem i mine livsmål / spandliste, så KR'er> Os> LG'er. Mange milliarder dollarselskaber som Google, Intel og Twitter har vedtaget OKR'er som en del af deres ledelses- og udviklingsstrategi.

Nogle virksomheder, der bruger OKR'er

Jeg kiggede nærmere på det, og det viser sig, at der er meget stor følge og støtte fra websteder som dette.

Key takeaways

  1. En tidsplan, der er udført korrekt, er forskellen mellem produktiv og hårdtarbejdende
  2. Produktivitet handler om balance, fleksibilitet og fokus
  3. OKR'er er en fantastisk måde at adskille ”Hvor vil jeg være?” Fra ”Hvordan kommer jeg dertil?”, Mens du holder dig produktiv og ansvarlig.

Indtil videre har denne tidsplan og OKR-ting øget min produktivitet ved at få mig til at føle mig som om jeg når mål og holder mig ansvarlig for mine mål. Jeg forventer, at jeg bliver nødt til at foretage flere iterationer, efterhånden som mit liv ændrer sig, så jeg kan ikke vente med at se, hvor dette går hen.