Sådan føjes automatisering til dit arbejdsliv

Foto af Samuel Zeller på Unsplash

Da jeg kæmpede for at få mit arbejde gjort på mit dagjob, indså jeg, at jeg skabte en masse ting fra bunden. Selvom det var svar på de samme spørgsmål eller svar på de samme problemer. Når vi er travlt eller overbelastede med arbejde, er det naturligt for os at stoppe med at tænke på processer for at gøre vores arbejde lettere. Vi holder op med at prøve at arbejde smart. Og tror, ​​vi er nødt til at arbejde hårdere.

Hver dag har vi opgaver, vi gør nøjagtigt det samme. Vi besvarer e-mail. Et nyt blogindlæg skal oprettes. Et andet blogindlæg skal offentliggøres. Vi er nødt til at promovere vores indhold. Der er telefonopkald, der skal foretages. Alle disse ting kan automatiseres til en vis grad. Og ikke ved at ansætte en virtuel assistent, selvom det kunne tage meget af din plade.

”Den første regel for enhver teknologi, der bruges i en virksomhed, er, at automatisering, der anvendes til en effektiv operation, vil forstærke effektiviteten. Det andet er, at automatisering, der anvendes til en ineffektiv operation, vil forstørre ineffektiviteten. ”- Bill Gates

Hvorfor automatisere en opgave?

Det enkle svar: at gøre livet lettere og reducere den tid, en opgave tager fra vigtigere opgaver.

Kan du huske tilbage til 80/20-reglen? Det siger, at 20% af vores arbejde producerer 80% af vores output. Og kun 80% af vores arbejde producerede blot 20% af output. Det er her vi reducerer 80%, hvilket gør meget lidt for os i produktiviteten.

Her er tre måder, jeg har automatiseret arbejde på for at reducere tid og øge min produktivitet:

E-mail

Nøglen er at være mere produktiv og effektiv. Da jeg først begyndte at anvende dette princip på mit dagjob, sendte jeg kun konserverede svar på e-mail-svar. På en given dag modtager jeg e-mail med de samme fem til seks spørgsmål, kommentarer eller bekymringer. Jeg svarer næsten altid det samme. Og før skrev jeg hver e-mail fra bunden.

Derefter oprettede jeg dåse svar (skabeloner) for at besvare disse e-mails. For cirka en måned siden byggede en kollega på mine konserverede svar med forkrydsede konserverede e-mails. Vi er tvunget til at foretage en masse opkald i vores job. Hvad han fandt var at få e-mails på disse opkald og begynde at følge op med e-mails.

Jeg begyndte at gøre den samme ting og har haft en så høj responsrate, det holder min arbejdsbyrde lettere. De fleste af disse e-mails er til informationsopdateringer, som vi kan kopiere og indsætte direkte i vores arbejdsbelastningssoftware og derefter flytte ud en, to eller tre måneder. Hvilket forhindrer os i at skulle følge op oftere.

Dokumenter

Et andet område, jeg fandt, at skabeloner var nyttige, var i dokumentgenerering. Jeg bruger samme idé til at skrive blogindlæg eller svare på kommentarer. På mit daglige job oprettede jeg en dokumentskabelon til ethvert muligt brev jeg muligvis skulle sende ud. Og når jeg finder en ny, oprettede jeg den og gemmer den til brug senere.

Og som sagt, jeg gør det samme for kommentarer eller svar på blogindlæg. Samt mine e-mail-opdateringer til blogindlæg. Jeg har en skabelon, jeg brugte til alt. På denne måde kan jeg fokusere mere på indholdet og strukturen mindre. Det hele er forudplanlagt.

Bemærk Tagning og registrering

Det sidste område, jeg har reduceret meget spildt tid, ligger i min notatning og journalføring. Med mit dagjob bemærker vi alt hvad vi gør fra e-mail, telefonopkald, evalueringer og samtale med ledelsen. Og endnu en gang har jeg en skabelon til alle disse noter. Når jeg udfører en opgave og skal være opmærksom på den, tilføjer jeg nu kun minimal info.

Hvad angår journalføring, har vi et program på arbejde, hvor vi scanner alle vores dokumenter til og opbevarer størstedelen af ​​vores arbejde. Jeg er begyndt at gøre dette derhjemme. Når jeg modtager en regning, klikker jeg et billede og uploader det til Google Drev, DropBox eller Evernote. På denne måde har jeg en hurtig referenceressource til alt.

Hvor skal man starte?

Nøglen nu er at komme i gang. Det kan dog tage tid at opbygge et system for effektivitet. Og hvis du er som jeg var, havde jeg ikke rigtig tid til at bygge et system fuldt ud. Jeg endte med at gennemgå en arbejdsdag. Jeg holdt styr på alt hvad jeg gjorde. Derefter fandt jeg hvilke poster, der bugede mig ned, og begyndte at skabe et system om dagen for hver artikel.

Den første dag begyndte jeg med skabeloner til notatoptagelse. Den anden dag begyndte jeg at gemme mine svar-e-mails og forenklede dem derefter, så de passer til de fleste situationer. Og overarbejde har jeg føjet til disse skabeloner. Derefter begyndte jeg at gemme skabeloner til dokumenter.

Efter et par uger havde jeg gemt de fleste skabeloner. Og brugte dem hver dag til at udføre så meget arbejde. Og jeg begyndte at se margin i min arbejdsgang. Effekten var næsten øjeblikkelig. Den første uge var hård, men nu, på de fleste dage, afslutter jeg mit arbejde på forhånd.

Kæmper du stadig med produktivitet?

I løbet af de sidste par uger, og i de kommende uger, arbejder jeg mig igennem en række stillinger om produktivitetstip. Du kan finde mine tidligere indlæg i denne serie:

Hvis du gik glip af mit sidste indlæg, 10 måder at få mest muligt ud af dine pauser, så tjek det her:

Svare

Jeg delte tre måder, hvorpå jeg har automatiseret mit arbejdsprodukt, lyder disse som om de kunne være nyttige for dig? Er der måder, du har automatiseret dit arbejde på? Del dem i svarene nedenfor.