fotokredit: Dustin Lee

Sådan bliver du stærkt produktiv på arbejdspladsen: En guide

Din tid er dyrebar.

Du vil vågne op og vide nøjagtigt, hvad du skal gøre. Når du kommer til dit skrivebord, forestiller du dig selv at sætte alle dine ideer og tanker i et kortfattet format. Du kan forestille dig, at du endelig er færdig med arbejdet før middagen og sparker op for at se tv uden at føle dig skyldig.

Øjeblikket ankommer.

Du går mod dit skrivebord, tænder for din computer, og så ... sprænger boblen. Ti minutter senere griner du af kattevideoer, tjekker dit Twitter-feed og ruller gennem fem internetfaner på en gang.

Hvad skete der? Du havde de bedste intentioner. Alligevel blev disse ambitioner ikke oversat til handlinger.

Hvorfor dine handlinger ikke passer til dine mål

I en ideel verden svarer store ambitioner til at arbejde flittigt mod dem.

Men det er ikke så enkelt.

Faktum er, at de fleste af de handlinger, vi udfører dagligt, er automatiske. De er måske eller måske ikke optimerede til at få gjort arbejde, men vi er så vant til, hvad vi gør, vi tænker ikke på det.

Det er tid til at revurdere dine daglige arbejdsvaner.

Den gode nyhed er, at du kan gå fra umotiveret og træt til energisk og pumpet til arbejde.

Hvert trin alene vil hjælpe dig med at få mere gjort, og alle af dem kombineret vil hjælpe dig med at skride fremad.

Trin 1: Indstil dit arbejdsmiljø.

Her er hemmeligheden bag udførelsen af ​​opgaver: Gør det nemt at komme i gang.

I modsætning til hvad mange mennesker tror, ​​er meget af det, vi gør på daglig basis, ikke et spørgsmål om valg. Vores handlinger er stort set drevet af de miljømæssige signaler omkring os.

Virksomheder ved dette og drager fordel af det (til bedre eller værre). Hvis du har købt gennem Amazon før, ved du, at Amazon holder dine browseroplysninger til rådighed.

Hver gang du handler på Amazon, vises produkter, der er relateret til det, du søgte efter sidste gang, som forslag, hvilket gør det lettere for dig at klikke på dem. Du er måske ikke gået til Amazon med det formål at se på visse produkter, men når de først er foran dig, er det svært at modstå.

Jeg anvender dette miljøprincip på min egen arbejdspladsopsætning. Jeg skabte et separat arbejdsområde væk fra ting som tv, køleskab og områder, der har et højt støj- og distraktionsniveau.

Mit arbejdsområde består simpelthen af ​​de ting, jeg har brug for: en computer, et skrivebord, et lys og en stol. Jeg bruger min "arbejdscomputer", som har minimale programmer og applikationer. Det indeholder kun de værktøjer, jeg har brug for for at fokusere på mine opgaver.

fotokredit: Helloquence

George R. R. Martin tager sit distraktionsfrie miljø endnu længere. Den bedst sælgende forfatter af serien A Song of Ice and Fire skriver romaner på et program fra 80'erne, som jeg aldrig engang har hørt om: WordStar 4.0.

Han har skrevet tusinder af sider, der er blevet læst af millioner, og han gør det hele på en DOS-baseret computer. Intet internet, ingen sociale medier, bare ord.

Så hvis du har svært ved at komme på arbejde, skal du starte med dit arbejde.

Trin 2: Er du morgen morgen eller en nat ugle?

Hvad hvis jeg skulle fortælle dig, at det er tid til at tage din arbejdstid op til fornyet overvejelse?

Forskning fra Pennsylvania State University viser, at vi let bliver distraheret fra middag til 16:00. Vi bliver også søvnige omkring kl.

Folk er tilbøjelige til at være mere energiske og optimistiske om morgenen, når kropstemperaturen stiger. Vores energi går ned ad bakke efter frokost og stiger derefter igen senere på dagen.

Bare spørg Evan Williams, grundlægger af Blogger, Twitter og Medium. Han fokuserer på arbejde om morgenen og tager midten af ​​dagen fri. Han sagde, "Det føles underligt at forlade at forlade kontoret midt på dagen, men den samlede brugte tid er næsten det samme med højere energi og fokus overalt."

Hvis du dog ofte finder dig sent i seng, kan du muligvis arbejde bedre om natten.

Kan du ikke fortælle, om du er morgen morgen eller nat ugle? Prøv at optage dine sove- og vågentider, når du ikke arbejder. Næste gang du har et par dage fri, skal du notere svarene på følgende:

  • Hvornår føler du dig den mest energiske?
  • Hvornår føler du dig bliver søvnig eller træt?
  • Hvad tid vågner du naturligvis op?

Jeg har fundet ud af, at jeg har tendens til at holde mig op senere i weekenden, og vækkeure er ikke min ven. Så jeg bruger dette faktum ved at fokusere meget af min energi på at arbejde senere på dagen, hvor jeg kan koncentrere mig bedst.

Trin 3: Brug "mindre er mere" -princippet.

Folk kan lide at oprette “to-do” lister. Det får dem til at føle sig produktive og nyttige, da hver afsluttet opgave får et velfortjent markering ved siden af.

I teorien bliver alle opgaver på en daglig liste afsluttet. I praksis kan det efterlade dig stresset og ikke meget produktiv.

Her er problemet med at oprette lister: Der er ingen prioritet i rækkefølge.

Lad os f.eks. Se på en liste over ting, jeg vil gøre i dag:

  • Komplet fristprojekt
  • Tilbring tid med familie og venner
  • Tjek email
  • Dyrke motion
  • Planlæg arbejdsstrategi
  • Svar på telefonopkald
  • Post på sociale medier
  • Se tv
  • Surf på nettet

Phew, det er en masse jord at dække på en dag.

I en ”gøremål” -liste er vores mål at slippe af med de verserende opgaver så hurtigt som muligt. Den hurtigste måde er først at udføre de nemmeste opgaver, såsom at kontrollere e-mail, tweeting af indlæg og se tv.

Bortset fra ved at gøre dette ville du aldrig komme rundt på de vigtige opgaver. Du ville føle dig udmattet mentalt halvvejs og løbe tør for tid.

Så i stedet foreslår jeg at sortere opgaverne i rækkefølge af betydning. Et nyttigt værktøj til at gøre det er Eisenhower Matrix.

Princippet bag dette værktøj er, at vi skal adskille opgaver, der er vigtige, fra de, der haster. Så hvad er forskellen så?

Hastige opgaver er dem, der skal håndteres øjeblikkeligt. Vi reagerer på en situation og skal løse et problem med det samme.

Vigtige opgaver er afgørende for et langsigtet mål. De er muligvis ikke nødvendigvis behandlet med det samme, men hvis vi vil forbedre os på et område, bør vi fokusere på det, der er vigtigt.

Desværre ender vi ofte med at arbejde med opgaver, der falder mere i den presserende kategori end den vigtige kategori. Eisenhower Matrix holder vores prioriterede fokus.

Tjek ovenstående opgaver, der er kortlagt på matrixen:

Ideelt set bør du bare have en eller to aktiviteter i det øverste venstre kvadrant, som du absolut skal gøre om dagen. For aktiviteterne i øverste højre kvadrant er det vigtigt at planlægge dem, så du ikke fortsætter med at udsætte disse ting.

I mit tilfælde vælger jeg at træne om eftermiddagen og indhente familie og venner om aftenen. Møder, telefonopkald og e-mails er planlagt.

Mit e-mail-system er opdelt i forskellige kategorier, så mine e-mails sorteres automatisk. Deling på sociale medier kan automatiseres ved hjælp af et antal apps, f.eks. Buffer.

Jeg elsker at bruge denne metode til at bestemme, hvad jeg skal gøre for dagen. Det får mig superfokuseret på det, der er vigtigt, og eliminerer de unødvendige opgaver, der spiser meget tid uden at give meget udbytte til gengæld.

Trin 4: Lyt til dit biologiske ur.

Det er rigtigt - vi har alle et biologisk ur. Ligesom der er tidspunkter på dagen, hvor vi er mere energiske, er der også grænser for det beløb, vi kan arbejde.

I en undersøgelse af violinister fandt forskere, at de bedste kunstnere øvede på samme måde: Om morgenen i tre sessioner varede hver session ikke længere end 90 minutter og en pause mellem hver session. Dette mønster blev også fundet blandt skakspillere, atleter og forfattere.

Det er interessant at se, hvordan topkunstnere og atleter praktiserer deres håndværk. Vi forestiller os normalt en person, der træner eller arbejder intenst i timevis non-stop hver dag, når hemmeligheden kan være at arbejde i korte bursts med hvile imellem.

Når mange af os er hårde på arbejde, kæmper vi gennem vores træthed ved at drukne kopper kaffe, junkfood og tvinge os selv til at være opmærksomme. Hvad der sker, er, at vores kroppe bevæger sig i sindets ”kamp eller flugt” tilstand, hvilket forvrænger vores tankegang og evne til at rationalisere.

Hvis du har arbejdet et stykke tid og begynder at miste fokus, kan du overveje at lægge dit arbejde til side. Jeg har haft tidspunkter, hvor jeg ikke kunne koncentrere mig mere og besluttede at enten gå en tur eller en lur. Bagefter mærkede jeg mig fornyet og opmærksom.

Energiser dig selv for at blive mere færdig

At få dit arbejde gjort og opnå dine langsigtede mål handler stort set om at vide, hvornår du har de højeste energiniveauer. Den gode nyhed er, at du ikke behøver at slave i timevis for at få gjort mere (og du skal heller ikke gøre det).

I stedet skal du få dit arbejde udført i bestemte perioder og give dig selv tid væk fra dit skrivebord.

Det handler heller ikke om at presse hver eneste opgave i hver dag. En bedre tilgang er at bestemme, hvad der skubber dig mod dine mål og derefter fokusere på din højeste prioritet.

Når du ved, hvad du skal gøre, kan afslutte det, du ønskede at opnå og have mere fritid, betyder det, at du er godt på vej til at blive stærkt produktiv.