Sådan opretter du en distribueret arbejdskultur

PREAMBLE: Venligst ikke kald det "fjernarbejde". Det gør mennesker, der arbejder uden for et kontor, til en undtagelse af normen på kontoret. Overvej at sige "distribueret arbejde" eller "arbejde". Hvis du vil lære mere, kan du se dette fremragende indlæg fra Chase Adams på Walmart Labs.

Vi i Cylinder hjælper med at nå forretningsmæssige mål ved hjælp af menneskecentreret design og software, hvilket er super sjovt. Vi har også et helt distribueret team, der fungerer godt for os.

For nylig fik vi en klient til at sige noget, vi hører hele tiden:

”Vi har problemer med at ansætte ekspertudviklere på fuld tid i San Francisco.”

Man hører dette meget i bugten. Det føles umuligt at ansætte ekspertudviklere i San Francisco, langt mindre overbevise dem (typisk over 30, måske med familier) til at flytte til den store amerikanske by med den laveste procentdel af børn.

Distribuering af dit team er en måde at tackle denne ansættelsesudfordring og gavne dit team på en række andre måder.

At skabe en distribueret arbejdskultur er imidlertid meget mere end bare ”at lade folk arbejde hjemmefra”.

En distribueret arbejdskultur er en forsætlig team-dækkende forpligtelse til et sæt kommunikationskanaler og -praksis for at muliggøre arbejde fra forskellige steder.

Sådan opretter du en distribueret arbejdskultur, og hvorfor.

Fra https://morguefile.com/creative/diannehope

Hvorfor distribuere dit team?

Vi vil drøfte fordelene i detaljer separat, men kort sagt er de tre vigtigste

  1. Lykkeligere medarbejdere (bedre sundhed, forbedret produktivitet, øget mangfoldighed, mindre medarbejderomsætning, tilskynder til autonomi)
  2. Forbedret produktivitet (mere fokuseret brug af tid, færre tabte arbejdsdage på grund af sygdom)
  3. Lavere omkostninger (fast ejendom, medarbejderomsætning og ansættelse, sundhedspleje fra gladere / sundere mennesker, billigere at rekruttere fra en større pulje, lavere løn, når medarbejdere bor i et område med lavere omkostninger)

Sådan bygger du en distribueret kultur

Der er fire nøgler til at foretage enhver organisatorisk kulturel ændring som at skifte placering af hvor alle arbejder og hvordan de kommunikerer.

1. Fortæl en ændringshistorie

kilde: Wikimedia

For at skifte med succes i enhver organisation skal du forberede alle på, hvad der skal ske. Mest kritisk er det nødvendigt, at ledelsen fortæller en overbevisende forandringshistorie. Udtrykket lyder fancy, men det er en ret simpel idé:

  1. Fortæl en klar historie om, hvorfor din organisation distribueres, hvordan ændringen vil ske (specifikt), og hvornår den forventes at være gennemført.
  2. Fortsæt offentligt igen nr. 1, hold historien konsistent, og rapporter om, hvordan det går.
  3. Når ændringen er afsluttet, skal du sende en besked til alle, der siger "ændringen er gennemført!" Og tak alle for deres tålmodighed.

Hvorfor er dette vigtigt? Eventuelle større ændringer på en arbejdsplads skaber angst. Arbejdet er, hvordan vi forsørger os selv og vores familier, for ikke at nævne, hvordan vi får sundhedspleje - forestil dig, at nogen fortæller dig, at det hele vil være anderledes i morgen! Selv en ændring som åbning for distribueret arbejde kan forårsage angst. Hvis jeg arbejder hjemmefra, vil folk tro, at jeg slaver? Er jeg mindre tilbøjelig til at blive forfremmet?

Ændringshistorien hjælper alle med at styre deres forventninger og mindske angst. Det gør du ved at holde din hånd roligt gennem hele processen og ikke vige fra planen.

Eksempel Change Story

Når du distribuerer dit team, kan din historie muligvis se sådan ud:

Ved begyndelsen:

Vi går over til en distribueret arbejdsmodel mellem nu og Thanksgiving. Du er fri til at arbejde, uanset hvor du vil, men det er vigtigt at forstå, hvordan du gør det effektivt. Læs vores dokument med bedste praksis (redaktørens note: vores er ved slutningen) og begynd en diskussion med dit team. For folk på kontoret er det lige så vigtigt at læse dokumentet og købe ind, måske mere. Vi gør dette, fordi vi mener, at denne ændring har positive forretningsfordele, herunder gladere medarbejdere, øget mangfoldighed, lavere omkostninger og forbedret produktivitet. Kom i kontakt med Alice eller Bob, hvis du har spørgsmål.

Senere…

Hej igen! Vi er halvvejs gennem vores overgang. Hvis du ikke allerede er begyndt at skifte dit team eller begynde diskussioner om, hvordan distribueret arbejde ser ud for dig, er det nu en god tid. Husk, at vi gør dette for gladere medarbejdere, øget mangfoldighed, nedsatte omkostninger og bedre produktivitet. Husk også at komme i kontakt med Alice eller Bob, hvis du har spørgsmål!

I slutningen:

Hej! Nå, vores overgang til en distribueret kultur er nu afsluttet. Vi vil fortsætte med at tilpasse og tilpasse, hvordan vores hold lever ud af dette mål, men alle har gjort et godt stykke arbejde! Indtil videre er X% af mennesker flyttet til fuldtidsdistribueret arbejde, og Y% har mindst prøvet det en gang. Vi oplever nu alle de vidunderlige fordele, vi troede, vi ville! Yay! Stor tak til Alice og Bob for spydspidsen i denne ændring!

Én taktisk note: Alle skal være involveret i at skrive historien, ikke kun lederskab. En historie skrevet af de mennesker, der er nødt til at leve ud af ændringen, er langt mere tilbøjelige til at få succes.

2. Rollemodellering

Den anden nøgle til kulturel ændring er rollemodellering.

Lederne af en organisation skal aktivt og offentligt demonstrere den nye ønskede kulturelle ændring.

Dette er nøglen - hvis lederne ikke fuldt ud omfavner forandringshistorien og lever den ud i deres daglige opførsel, vil den kulturelle forandring mislykkes. Alle andre vil føle, at det er mere arbejde, de er blevet tildelt af cheferne, som ikke behøver at følge deres egne regler.

I vores eksempel på spredning af distribueret kultur skal ledere og ledelse arbejde distribueret og deltage i diskussioner om, hvad der fungerer, hvad der ikke gør, og ellers være positive og opmuntrende. At se administrerende direktør arbejde hjemmefra er langt mere indflydelsesrig end at høre administrerende direktør fortælle dig at arbejde hjemmefra.

3. Forstærkning af mekanismer

Kilde: Giphy

Når du har en historie på plads, og lederskabet viser alle, hvordan det gøres, er det vigtigt at overvåge fremskridtene og styrke den ønskede adfærd.

I tilfælde af at flytte til en distribueret kultur, skal du overveje at spore nogle meget basale målinger, der besvarer spørgsmålet: "Hej, hvordan fungerer den distribuerede arbejdsdel for jer alle?"

  • Procent, der arbejder helt uden for kontoret eller mindst en gang om ugen
  • 1–10 undersøgelse af, hvordan kulturen er at arbejde andetsteds.

Du kan derefter sende korte rapporter om, hvilke hold der har den bedste score og tilfældigvis give dem noget som en præmie eller udflugt. Undersøgelser viser, at økonomiske bonusser ikke er så effektive.

I tilfælde af oprettelse af distribueret kultur er incitamenter muligvis ikke nødvendige - ændringen kan være dets egen belønning. At spare tid på pendling og have mere planlægningsfleksibilitet kan være en positiv nok ændring til at motivere andre til at gøre det samme.

4. Færdighedsopbygning

Endelig er det vigtigt for alle medarbejdere at føle sig understøttet i at foretage ændringen med færdigheder og værktøjer til at gøre det rigtigt. For at opmuntre til distribueret kultur skal ledelse give undervisning i, hvordan man effektivt arbejder på distribuerede teams.

Det er vigtigt at være bevidst om en kulturel ændring som denne og anerkende, at succes mere end blot at tillade nogle at arbejde uden for HQ. Det handler om at forstå og implementere bedste praksis og udvikle dem til din egen organisation.

At arbejde produktivt uden for et kontor er en færdighed, som kan forbedres som alle andre. Hvis du ansætter softwareudviklere baseret på hvor mange år de har skrevet kode, skal du også overveje, hvor længe nogen har arbejdet i et distribueret team, før de ansætter dem til et.

Lad os se på, hvad organisationer kan for at forbedre kommunikationen på tværs af store rum.

Sådan ser et stort distribueret team ud

Det bærer gentagelse - at skabe en distribueret arbejdskultur er meget mere end bare ”at lade folk arbejde hjemmefra”.

Her er nogle af de bedste fremgangsmåder, du kan teste med dit team, når du udvikler din unikke måde at arbejde på:

Meddelelse

  • Hold et kort video-standupmøde hver dag. Det hjælper med at føle sig forbundet og giver en ensartet mulighed for at tale synkront mindst en gang dagligt.
  • Undgå korrespondance på gangen - flyt alt online hvor det er muligt. Vigtigere er det at skabe en kultur, hvor det er okay at kalde dette ud. Nogle ting gøres bedst personligt som skitse / hvid-boarding, hvilket er okay, men prøv at fange output og dele tilbage via chat ..
  • ASAP er gift. At bede om noget, der gøres med det samme, er respektløst af vores holdkammerater værdifuld tid. Planlæg forud for faktisk presserende opgaver ved at fastlægge en protokol for, hvordan man håndterer brand og indstil skift til, hvem der er på vej til support.
  • Oprethold konsistent arbejdstid og slå beskeder i slukketid. Post din arbejdstid i din profil. Alt dette forhindrer slap udbrændthed, hvor du føler behov for at være online konstant.
  • Send meddelelser om "God morgen" og "God nat" for tydeligt at indikere, hvornår du er online og hilse dit team.
  • Indstil en maksimal tidszoneforskel. Selv fleksibilitet har grænser, og det er svært at overvinde. Hvis du ikke regelmæssigt kan have 2-3 timers arbejdsdagsoverlapning for hele teamet, er det meget vanskeligt at kommunikere godt. Dette betyder praktisk talt omkring en 6 timers grænse i tidszonevarians.
  • Pas på snark ("Åh, se hvem der brister i deres svedbukser derhjemme i dag!").
  • Respekter det dyrebare opmærksomhedsspænd eller dine kolleger.

Videokonference

  • Alle skal logge på et videoopkald, selv når nogle mennesker er i det samme rum. Vi har alle brug for at se nærbilleder af dit smukke ansigt, ikke et kornet vidt skud af flere mennesker.
  • Overvej ikke at bruge et konferencelokale til folk på kontoret til at undgå lydproblemer. Eller alternativt, brug et rum, men lad alle have hovedtelefoner og tænde deres mikrofoner. (hat tip til Ken Miller for denne.)
  • Træ deltagere til at kigge ind i kameraet - det skaber en dybere forbindelse og formidler den sans, du ser på den anden person, snarere end til siden.
  • Sæt forventninger derhjemme med din familie på, hvornår det er okay at komme ind, så du ikke bliver modet. Overvej en lås på døren.
  • Arbejd fra et roligt sted, hvor alle kan høre dig. Kaffebarer er okay i en knivspids, men for støjende til dagligdags kommunikation.
  • Del videokonferencelinket godt inden den planlagte start af opkaldet, så alle kan logge ind og konfigurere. En måde at gøre det på er at opretholde et enkelt videorum til de fleste møder.
  • Hvis flertallet af de deltagende er i et rum, skal du udpege nogen som den "eksterne delegeret" til at repræsentere alle AV-spørgsmål, især i meget store opkald som møder med alle hænder.
  • Hvis du aldrig har mødt før, skal du budgettet 5-10 minutter for at få video / lydopsætningen korrekt i dit konferencesal.

Investeringer

  • Meetup en gang hvert kvartal personligt i et par dage eller en uge. Dette er den største investering med den største gevinst.
  • Pænere videokamera - Selv et eksternt webcam fra $ 50 til 75 er en stor opgradering i videokvalitet fra standardkameraet.
  • Refunder arbejdstagere for netværksforbindelse, så det er nok at betale for højere båndbredde.
  • Refunder for bedre hjemmekontorudstyr som stående skriveborde, eksterne skærme, stole og stående måtter for at forhindre personskade og skabe et mere behageligt rum.
  • Invester i opgraderede videokonference-tjenester som Zoom.
  • Tilføj lyddæmpende skum på væggene.

Ansæt distribuerede holdkammerater

  • Formålet er at ansætte holdkammerater med fordelt erfaring. Som enhver færdighed tager det tid at lære og forbedre sig.
  • Omskriv din jobbeskrivelse for at oprette et billede af det daglige arbejde.
  • Evaluer skriftlige / mundtlige kommunikationsevner omhyggeligt i interviews. For den sags skyld foretage interviews over videokonference.
  • Som arbejdsgiver bedømmer erfarne distribuerede medarbejdere dig i al din skriftlige kommunikation for at få en fornemmelse af skrivestandarder. Rediger og forbedrer løbende dine stillinger, offentlig dokumentation, blogindlæg osv., Så de er krystalklare og sjove at læse.
  • Når du ansætter, skal du søge uden for dine normale lokale netværk. Opret dine job på distribuerede jobbrædder, og spred ordet om din hip nye distribuerede arbejdskultur.

Hvis du kan lide dette arbejde, kan du overveje at dele det med en anden.

Hos Cylinder tror vi, at simpel software kan få gjort hurtigere arbejde, hvilket giver mere tid til livet. Ved hjælp af menneskecentreret design, moderne softwarepraksis og kommunikation af høj kvalitet undersøger vi, designer og bygger enkel web- og mobilsoftware til virksomheder og mennesker. E-mail [email protected] for at lære mere.

Og hvis din organisation har brug for en hånd, der skifter til en distribueret kultur, så rop os.

Taknemmelighed

  • Tak til Gaurav Bhatnagar for først at have introduceret indflydelsesmodellen og undervist mig om kultur på arbejdet.
  • Tak til Karolina Szczur for hendes fantastiske skrivning om distribueret arbejde, inkludering og kommunikation.
  • Tak til det vidunderlige team hos Code for America.
  • Tak til det store team hos Infinite Red for første gang at vise mig, at distribuerede konsulentfirmaer kan være en succes. Læs deres indlæg om bedste praksis her.
  • Tak til alle mine venner og kolleger for feedback og redigeringer.
https://pxhere.com/en/photo/1211244