Sådan køres et frygteligt møde

Møder er den pris, vi betaler for ikke at være psykiske. Sådan undgås udgifter til overforbrug.

Det er en trist affære at samle arbejdstid, der er spildt på møder. I løbet af en typisk karriere ender de fleste af os med mere dårlige møder end gode.

Siden jeg kom til Help Scout er mine forventninger til møder meget forbedret, men selv tid her har ikke været nok til at hæve mit livslange gennemsnit ud af det røde. Jeg, ligesom dig, er mere fortrolig med de tydelige tegn på elendige møder end dem, der er dygtige.

Heldigvis har jeg i det mindste fået nok erfaring til at få øje på, når et møde går galt. Her er en kort liste med velmente måder, du ved et uheld kan afspore dit næste møde.

Inviter flere mennesker, end du har brug for

Først op: fylde dine holdkammerater klovnebilstil i mødelokalet eller Google Hangout efter eget valg.

Som alle disse eksempler kommer denne fejl fra et godt sted. Vi har købt ideen om, at to hoveder er bedre end et, så ekstra hjernekræfter vil helt sikkert føre til bedre, mere forskellig brainstorming.

Sandt til et punkt, men der er en cap. Jeg har aldrig siddet i et produktivt møde, der krænkede Jeff Bezos 'to-pizzaregel, der selv blev skabt til at beskytte mødets størrelse på Amazon. Der er etableret og overbevisende litteratur, der viser effektiviteten i beslutningsprocessen kraftigt falder, når antallet af deltagere vokser til dobbeltcifret territorium.

Jeg kan tænke på tre grunde til:

  1. Et overskud af meninger fører uundgåeligt til røde ansigtsdebatter om det trivielle. Generelt sænker forøgelse af en gruppes størrelse det gennemsnitlige ekspertise.
  2. Mere bevægelse kræver mere organisation, der skaber mere bureaukrati. For mange hænder på dækket tvinger dig til at stole på en tung "proces" bare for at holde et møde på vandet.
  3. Den tilføjede output kompenserer ikke for den output, der mistes fra social loafing.

En almindelig synder her er uvilligheden til at sende en delegeret i stedet for hele holdet. Du har hørt vittigheden om at overleve et andet møde, der kunne have været en e-mail, ikke? En delegeret sparer tid på en lignende måde ved at videresende det, der blev drøftet tilbage til dem, der ikke havde brug for at være der.

Lav syntesearbejde på mødet

Møder er nyttige til at tage beslutninger eller planlægge projekter. Som kontrapunkt fortæller enhver tekstforfatter, at det værste materiale er produceret af udvalget; grupper er bedre til at sammenstyre tingene end de er til at skabe de enkelte stykker.

Alligevel har jeg begået denne fejl mange gange. Alt dette ”beslutte” er opmuntrende, og det synes kun naturligt, at ”gøre” skal følge efter lige dér og der.

Jeg har lært den hårde måde, at selvom møder er nyttige til at skitsere, hvad der kan gøres, er de gudsforfærdelige for at lægge maling på lærredet. Feedback bliver relevant, når tinget har taget form - selvom det kun er et fragment af det endelige resultat.

Samarbejde har sine grænser. Brug møder til at kortlægge kurset, få viscerale reaktioner undervejs og skubbe forbi målstregen. Brug dem ikke til at syntetisere på stedet. Opret alene, beslutte sammen.

Angiv ikke regler eller hårde kanter

Ingen kan lide at være en regelhandler. Du har lyst til samarbejdets curmudgeon, barnepiken, der er sendt til at føre tilsyn med alle uregerlige børn.

Desuden nyder de fleste af os vores kollegers virksomhed, så det er let at lade møder blive for uformelle. En afslappet stemning kan hurtigt blive til "bekymringsløs", som derefter bliver til "skødesløs." Og når møder ikke behandles med omhu, opstår der en hel række problemer:

  • Der er ingen struktur, så møder udvikler sig snart til "forsænkning med en vikarielærer."
  • Starttider ses næsten som valgfri, hvilket belønner den forsinkede og straffer det punktlige.
  • Intet bliver nogensinde nedskrevet eller givet en forfaldsdato. Dette fører til ”møde tømmermænd” - den senere erkendelse af, at alt, der diskuteres, ikke vil blive afsluttet af en magisk opgavefe. Der er ingen Gatorade-kur for det.
  • Tiden respekteres ikke, så ingen koncentrerer deres tanker eller dukker op forberedt. Dette indbyder til yderligere tidsspild som cirkulære spørgsmål, radio stilhed og ”lad mig tjekke” øjeblikke.

Alt det ovenstående fører til frustrerende møder, der aldrig følger deres erklærede dagsorden og sjældent opnår det ønskede resultat.

På den anden side, når møder behandles med en fortjent alvor, dukker alle op klar til at få mest muligt ud af dem. For at holde folk ærlige kan du afslutte med en "afsluttende runde", som består af korte, uafbrudt feedback om, hvordan diskussionen gik.

Insisterer på at finde en aftale

Det virker som mærkeligt råd at præsentere et stykke på møder, men det er sandt. Møder handler ikke om at finde enighed, de handler om at finde tilpasning - der er en oprigtig forskel mellem de to.

Tilpasning betyder, at du kan have forbehold og endda tvivl, men du vælger at forpligte dig og lette de endelige beslutninger, der er truffet. Justering er altid nødvendig; aftale er det ikke.

Du skal grine, men jeg er født vidne til stædighed på Wile E. Coyote-niveau fra folk, der ikke kunne slukke uden kapitulation fra den anden side. Det er her mødefacilitatoren bliver særlig værdifuld. De sikrer, at udtalelser høres, de anerkender alvorlig bekymringer, der rejses, så ringer de op og bevæger alle fremad.

Mød dig halvvejs

Møder er boksesækketaske på arbejdspladsen. Vi tager skud mod dem, når vi er frustrerede over det prismatiske fængsel, der er vores travle kalender (jeg foretrækker at stemplet møder med sjove og festlige nuancer som ”Time Suck” blå og “Where Did It All Go Wrong” rød).

Mere alvorligt er møder den lille skat, vi betaler for ikke at være psykisk.

Vi kunne bruge færre af dem, men vi bliver aldrig af med dem. Medmindre menneskeheden beslutter, at hele “hivemind” -tingen alligevel lyder temmelig godt, er vi altid nødt til at indkaldes for at kommunikere, samarbejde, brainstorme, præsentere, debattere og kollektivt bygge videre på vores ideer. Møder er gode til det, så det er bedst, at vi får mest ud af dem.

Gregory Ciotti er en forfatter og manager for content marketing, der udgiver et ugentligt nyhedsbrev på GregoryCiotti.com. En tidligere version af dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort på Help Scout-bloggen.