Sådan køres mere effektive konferenceopkald

Tal om samarbejde på arbejdsområdet, og du kan bare ikke ignorere konferencesamtaler og møder på lang afstand. Konferenceopkald er allestedsnærværende og uundgåelige i dagens opsætning.

Jeg synes det er fantastisk, at vi i nuværende tid er i stand til at starte projekter uden selv at møde vores partnere personligt. Og vi er i stand til ikke bare at starte off-held med succes, men trives og finde balance i at kommunikere ansvarligt.

Jeg tror, ​​at meget af det kommer, fordi hierarkierne er fladet nu - hold er mere demokratiske. Og de forstår, at det ikke kun er et projektleders eller lederens ansvar at deltage i opkald, indsamle information og derefter distribuere det til teamet. I disse dage deltager de fleste teammedlemmer i opkald, deler status og notater og deltager fuldt ud i projektrelaterede beslutninger.

Men her er et paradoks - der fokuseres meget på at reducere møder, så teammedlemmets produktivitet ikke hæmmes. På den anden side er det vigtigt at udføre konferencesamtaler i hold, der er fordelt over hele kloden. Det er vigtigt at komme sammen og samarbejde om ting, der kræver, at folk skal diskutere og nå frem til konklusioner.

Er der en vej ud?

Hvad med at vi kører møder og konferenceopkald, der er supereffektive? Hvad med at følge nogle forudbestemte konventioner, så konferencesamtaler ikke har lyst til straf?

Hvis du skulle undersøge på internettet for at få vejledning i konferenceopkald, ville du finde en masse god litteratur tilgængelig.

Jeg vil dog stadig gerne tage en kniv ved at liste over et par ting, der fungerer for mig -

Planlæg med omhu

Forsøg altid at finde ud af det bedste tidspunkt for alle deltagere i opkaldet. Da de muligvis er spredt i forskellige tidszoner, kan det være vanskeligt at finde ud af et fælles tidsvindue. Værktøjer som WorldTimeBuddy kan hjælpe.

Der vil også være tidspunkter, hvor nogle deltagere skal gå på kompromis med deres familietid om aftenen eller natten. I sådanne scenarier kan du rotere tidsvinduerne hvert par uger, så alle får en pause fra de vanskelige tidsvinduer.

Del dagsorden og ressourcer inden opkaldet

Sørg for at dele dagsordenen og eventuelle ledsagende dokumenter / ressourcer til opkaldet på forhånd, så alle deltagere har tid nok til at gå igennem det og tænke igennem det for at være forberedt.

Ved mange lejligheder har jeg selv begået denne fejltagelse ved at dele dokumenter direkte under opkaldet, og det har sjældent været frugtbart. Det har altid krævet en opfølgning / diskussion for at nå frem til beslutninger.

På dagsordenen hjælper det også med at markere punkter, som beslutninger afhænger af, alt, hvad der skal behandles separat, punkter, der er til informationsformål, og til sidst hvem der vil være ejer for hvert punkt, der skal drøftes.

Foretag det rigtige valg mellem video- og lydopkald

Foretrækker altid at have en videokonference frem for lyd. Især når du begynder at arbejde med en ny kunde eller et team og stadig er i den indledende fase med at opbygge et forhold.

Video tvinger folk til at fokusere på hvad der diskuteres i opkaldet og ikke give efter for trangen til at kontrollere e-mails eller meddelelser eller blive distraheret under opkaldet. Bortset fra det kan subtile ansigtsudtryk eller kropssprog også hentes fra videoen for at sikre, at de andre deltagere forstår, hvad der bliver sagt, og ikke er forvirrede.

Når der er opbygget tilstrækkelig tillid hos klienten og i teamet, kan nogle opkald måske bare være lyd.

Hold øje med tiden

Jeg er sikker på, at vi alle har været i maratonmøder, der varer i 2 timer eller mere, og jeg er temmelig sikker på, at du er enig i, at disse møder aldrig er produktive. Medmindre du prøver at fejlfinde et produktionsproblem live, hvilket kan tage sin egen tid.

Så vær altid professionel og start og afslutt mødet til tiden. Hvis det ser ud til, at mødet udvides, skal du tage alles tilladelse til at forlænge. Ellers skal du afslutte og oprette et opfølgende møde.

Ved, hvornår du skal gå i Walkie-Talkie-tilstand

Vi er stadig ikke på det tidspunkt, hvor vores video- / lydkonferensteknologi kunne sammenlignes med møder ansigt til ansigt, og der ville ikke være taleforsinkelse, og flere personer kunne tale samtidigt under opkaldet.

Talen begynder at blive forvirret, hvis for mange mennesker begynder at tale samtidigt.

Så for at undgå dette kaos - vedtag walkie-talkie-tilstand. Tænk på, hvordan du har set folk tale på en walkie-talkie i film, og prøv at vente på pauser. Og når en anden person holder op med at tale, fremsæt dit punkt til diskussion.

Fejlfinding på hardwareproblemer

Jeg er sikker på, at du har oplevet, hvordan nogle gange opkald kan føles som rodkanalbehandling. Især når der er problemer med netværk, mikrofon eller baggrundsstøj.

Ring altid sådanne problemer ud, inden du begynder at miste oversigt over, hvad der diskuteres i opkaldet. Hvis der er et hardware- eller netværksproblem fra min side, foretrækker jeg ikke at være på opkaldet i stedet for at fange bits og stykker af samtalen.

Nogle gange er folk ikke klar over, at de har problemer med mikrofon, netværk eller baggrundstøj; du er nødt til at påpege det for dem. I disse dage angiver al konferencesoftware, hvis mikrofon er aktiv, så det er let at bede nogen om at dempe sig selv, når de ikke taler.

Test altid din bærbare computer og headset med en kollega for at sikre dig, at du er hørbar, og at du også kan høre deres stemme tydeligt.

Vær aldrig genert over at bede din klient om at køre et ping www.google.com for at kontrollere, om deres internetforbindelse er stabil, når du først har kørt det på din maskine. Selv den udviklede verden har Wifi-problemer!

Lyt godt efter

At lytte er en kunst. Og det er lige så vigtigt som at tale. Det er den vigtigste ledelsesevne. Så prøv ikke at afbryde nogen; og hvis nogen afbryder dig, skal du bede dem høfligt om at holde deres tanke og give dig mulighed for at afslutte.

Vent på pauser, før du kaster dig ind. Skriv ned punkter, du vil diskutere, mens en anden taler; så glemmer du dem ikke, når din tid kommer til at tale.

Nogle gange er det på baggrund af deltagernes nationaliteter vanskeligt at forstå deres accent, i hvilket tilfælde beder dem høfligt om at tale langsomt og gentage, hvad du har hørt fra dem for at bekræfte, at du har hørt rigtigt. Se udenlandske film for at hente andre accenter! :)

Efterhånden som du får mere erfaring med at tale med folk fra andre lande, begynder du også at observere kulturforskelle, f.eks. folk fra USA er generelt mere direkte og åbne for at tale med sammenlignet med europæere, der er mere formelle og tager længere tid at åbne op.

Det er vanskeligt at hente disse subtile kulturelle eller personlighedsvise indledningsvis, og det tager praksis og tid at vænne sig til det. Derfor kan videoopkald undertiden fungere bedre, da du også kan observere kropssprog og forstå de ikke-verbale dele af kommunikationen.

Afslut altid opkald med en opfølgende e-mail

Sørg altid for, at nogen (en skriftlærer) noterer sig for opkaldet, så du kan opsummere opkaldet ved afslutningen. Deling af referater fra mødet (MoM) uden at miste vigtige beslutninger eller handlinger hjælper med at holde alle på samme side. Afsæt et par minutter i slutningen af ​​opkaldet for at opsummere og afslutte opkaldet.

Det var få af de ting, som jeg har lært, og jeg prøver at øve dem i mine konferencesamtaler for at gøre dem mere effektive.

Håber de også hjælper dig.

Jeg skrev denne blog til vores Medium Publication- Unboxing Product Management. Hvis du kunne lide at læse det, klapp dit hjerte ud og hjælpe andre med at finde det.