Foto af Jesus Hilario H. på Unsplash

Sådan stopper du med at være rod og begynde at blive en succes

Hvordan det at holde organiseret på arbejdet ændrer alt

”Målet med rengøring er ikke kun at rengøre, men at føle lykke, der lever i dette miljø.” - Marie Condo

Min kone og jeg adskiller os i, hvordan vi oplever ordnethed i vores hjem. Hun kan godt lide at sikre, at ethvert synligt rum, der bruges til underholdning, bliver samlet og ryddet. Efterlader lagerpladser for at have alt andet inde uden organisation.

Selvom det er vigtigt, at resten af ​​vores hus er ryddig og rent, kæmper jeg med, at opbevaringspladser er et sted, hvor alt bliver kastet i dem uden orden. Mest fordi jeg leder efter noget, jeg sandsynligvis ikke finder det let. Og dette får ethvert projekt, jeg laver, til at tage længere tid.

Jeg føler på denne måde også med min arbejdsområdeorganisation.

Det skræmmer mig at se lagerpladser fyldt med tilfældige ting. Ideen om en "skrammeskuffe" er en vanskelig idé for mig at forstå, for hvis det er skrammel, skal det være i skraldespanden.

Mange af mine superproduktive kolleger er meget organiserede på deres skriveborde. Når det kommer til forsyninger og arkivering, ved de, hvor alt er, og de lægger altid alt tilbage.

Jeg har fundet to hovedfokus for organisering af arbejdsområdet:

Forsyninger og arkivering.

Når vi regelmæssigt er et varmt rod, lider vores arbejde. Vi bliver uproduktive og begynder at opleve udmattelse, depression og mental tåge, som forhindrer os i at udføre vores bedste arbejde.

Men det behøver ikke være sådan.

Hvorfor vi er nødt til at være organiserede

Foto af Piotr Wilk på Unsplash

Ved mit skrivebord, hvad enten det er på arbejde eller hjemme, holder jeg hverdagens forsyninger tæt på hånden og i orden. På denne måde er alt hurtigt og nemt at få adgang, så jeg bruger ikke ekstra tid på at finde ting.

Vi er nødt til at være organiserede på arbejdet for at skifte fra opgave til opgave hurtigt, effektivt og fokuseret for at få alt vores arbejde gjort.

Og jeg har udviklet et system, der hjælper et ton med at forblive organiseret og øge vores produktivitet.

№1 - Fjern alle ting fra skrivebordet

Vi skal først beslutte, hvad vi faktisk har brug for. Der er mange ting, som vi alle opbevarer ved vores skrivebord, men aldrig bruger. Det er vigtigt at fjerne alt og gennemgå de ting, som vi ikke bruger.

№2 - Top skuffe artikler

Der er arbejdsgenstande, som jeg bruger hver dag. Genstande som gummibånd, kuglepenne, fremhævning, notepad, sticky notes, hæftemaskine osv. Hvis du regelmæssigt bruger dem, skal du opbevare dem i den øverste skuffe for nem adgang.

№3 - Mellemskuffe-genstande

Det er her jeg opbevarer ting, der ikke bruges regelmæssigt, mindre end én gang. Dette er genstande som bånd, store konvolutter, bindemiddelklip, skarphed og lignende. De er tæt på og ordnede, men jeg bruger dem ikke hele tiden, så de ikke kvalificerer sig til den øverste skuffe.

№4 - Bordplade

Jeg holder en krukke fyldt med kuglepenne på skrivebordet for hurtig adgang, da jeg altid noterer noter gennem dagen. Ellers gemmer jeg ikke meget på mit skrivebord.

№5 - Nederste skuffe

Hvis jeg ikke bruger noget mere end en gang om ugen, går det i den nederste arkiveringsskuffe. Dette er omtrent så tilfældigt, som en skuffe bliver for mig. Disse varer er i nærheden, men bruges ikke typisk.

Bliv ikke overvældet af rengøring

Vores organisationssystem behøver ikke at være skør, bare fokuseret på det, vi bruger dagligt, og hvad vi bruger et par gange om ugen. Når du ved, hvad disse ting er, skal du organisere dit skrivebord med disse ting i tankerne.

Det vil hjælpe med at gøre det nemt at flytte fra en opgave til den næste og holde dig i bevægelse uden at blive sidesporret på udkig efter papirsæt.

Hvordan opbevarer du dine filer

Foto af Henry & Co. på Unsplash

Dette er et af de vigtigste systemer til arbejde hjemme og på arbejde. Når det kommer til arkivering af information, er det vigtigt for hurtig henvisning. Der er to specifikke arkiveringsområder, jeg holder styr på digital og papir.

Digital arkivering

Til min digitale arkivering bruger jeg to systemer. Mapper på min computer og programmer som Microsoft OneNote eller Evernote. Og jeg foreslår, at alle abonnerer på disse systemer for at holde styr på alt, hvad de har digitalt.

For det første er den eneste information, der går i mapper, specifikke projekter. Start med en stor mappe for året, “2019”, og hold derefter hvert hovedprojekt under denne mappe.

For eksempel, lige nu på min computer har jeg en “mappe 2019”, og inden i den kan du finde mapper til min livsplan og målsætninger, bogprojekter, jeg arbejder på, og alt, der er relateret til min blog. Nøglen er at let finde dem i fremtiden.

Hvis noget rulles over år efter år, skal du kun tage de seneste oplysninger til mappen til det nye år. Alt, hvad der er uarbejdet i de sidste tre måneder, forbliver i det foregående års mappe.

For det andet er det vigtigt at bruge programmer som Microsoft OneNote eller Evernote for at holde styr på henvisningsinformation. Begge programmer giver dig mulighed for hurtigt at søge efter oplysninger, men hvis de holdes organiseret under emner, kan du hurtigt finde det, du leder efter.

Jeg bruger OneNote på arbejdet for at holde styr på enhver vigtig proces, vi bruger, såvel som skabeloner, dåse svarbrev og e-mail og vigtige oplysninger, jeg bruger hele dagen. På denne måde, hvis nogen har brug for noget, eller hvis jeg har brug for noget hurtigt, kan jeg springe ind i OneNote og udføre opgaven inden for to minutter let.

Hjemme og med mine personlige projekter bruger jeg Evernote. Det har telefon-apps, computer-apps og en web-app. Og ligesom min OneNote på arbejdet, opbevarer jeg vigtige referenceoplysninger om vores hjem, mine sideprojekter og skabeloner til blogging og skrivning.

Disse systemer er vigtige for at holde jævnligt op med det hele.

Papir arkivering

Forsøg først at holde papiret på et minimum. Hvis du skal have papirdokumenter, kan du prøve at opbevare det hele i en arkiveringsboks eller skuffe i et arkivskab. Prøv også at gøre dette på arbejdet. Det er forbløffende, hvor meget lettere det er at finde information, når du har mindre at gå igennem.

Nu er det ikke altid muligt at gå papirløs. Så når du har ting, der kræver papir, har jeg et simpelt system, som jeg hentede fra David Allen og hans bog Getting Things Done:

  • Start med en mappe foran på alt mærket: Handlingselementer.
  • En mappe bag denne mærket: Someday.
  • Og opret derefter mapper, som er alfabetiseret. Dette er al den organisation, vi har brug for med papir.

Handlingselementer er til ting, som du har brug for at gribe ind, f.eks. Regninger eller kontrakter. En dag kan være til at læse artikler eller gennemgå noget, du har modtaget på papir. De alfabetiserede mapper er til ALLE andre referencer.

Når du er i alfabetisk rækkefølge, kan du finde noget. Og de to mapper i fronten hjælper med behandlingsopgaver og mail, der kommer ind regelmæssigt. Sorter gennem disse to frontmapper en gang om ugen. Typisk i begyndelsen af ​​ugen.

På arbejdet hjælper vores alfabetiserede mapper os selv og vores kolleger med at finde alt, hvad vi har brug for i et hurtigt øjeblik. Jeg bruger aldrig mere end 30 sekunder på at lede efter en fil i mit skab, fordi den er tydeligt markeret og hurtig at henvise til.

Dette enkle papirarkiveringssystem sparer dig tid og energi, når det kommer til at finde frem til genstande, du har brug for hurtigt at referere til.

Hvorfor organisationssager

Alt dette betyder, fordi vi er nødt til at få adgang til tingene hurtigt for at flytte fra opgave til opgave med effektivitet. Hvis vores filer og forsyninger er organiseret, kan vi spare os så meget besvær og spildt tid, når vi har brug for dem.

Og effektivitet er en smule del af produktivitetssucces. Vores organisation hjælper også med at reducere stressniveauer, når det kommer til at finde vigtige ting. Så i morgen morgen, når du går til dit kontor, skal du planlægge en time og blive organiseret.

Hvor organiseret er du på arbejde? Hvad gør du for at holde styr på alt? Del i svarene nedenfor.

Er du klar til at opnå produktivitetssucces?

Hvis du vil have succes med din produktivitet, så tjek min e-bog: Jumpstart Your Productivity Today og få en bonus i My Personal Productivity Booster Kit.

Få begge ressourcer nu!

* Bemærk, at der er tilknyttede links inden for dette indlæg. Hvis du klikker på et link og køber en vare, modtager jeg en lille provision. *