Sådan bruges en 5W1H-metode til at have mere produktive samtaler

Du strejfer fra det ene mødelokale til det andet, sidder på en høj kontorstol, læner dig frem, observerer gruppen kaster tanker og kommentarer rundt. Du prøver at sætte ideerne sammen i dit sind, men gruppen springer fra et emne til et andet, og snart mister du fokus. Når du føler dig på havet, tilpasser du dig selv til en mere behagelig position. Du begynder at tvivle på, om du kan bringe noget værdifuldt til bordet og undre dig over, hvorfor du endda bliver inviteret. I et andet rum er du den, der prøver hårdt på at få samtalen til et bestemt resultat, nu ser gruppen ud som tabt, ligesom du gjorde på det andet møde.

Designere trives med effektiv kommunikation med produktledere, ingeniører og brugere, men produktiv kommunikation kommer ikke naturligt og let. Ligesom ethvert produkt skal en samtale også designes med vilje.

Lad os se på, hvordan man bruger denne meget almindelige 5W1H (Hvem, hvad, hvornår, hvor, hvorfor og hvordan) metode til at hjælpe designere med at forberede forsætlige samtaler, der fører til produktivitet og effektiv kommunikation.

Hvorfor

Forstå dit mål.

Det er en impulsiv vane at planlægge en flok møder, hvor folk spilder tid med clueless tilfældige diskussioner, der slutter intetsteds, når emner er komplekse, og for mange mennesker er involveret. Før du spilder tid, skal du pause et minut, tænke over, hvad du prøver at opnå her.

· Hvorfor er denne samtale nødvendig?

· Hvilke problemer forsøger du at løse?

· Hvad er de oplysninger eller feedback, du vil indsamle?

· Hvad er virkningen af ​​denne samtale?

· Kan denne samtale føre til vigtige beslutninger?

For det første skal du finde ud af, om du har brug for en samtale for at finde det svar, du har brug for. At have denne tanke burde ikke få nogen til at føle sig genert over at bede om hjælp, hvis det er nødvendigt. Forsøg altid at udnytte andre menneskers viden og hjernekraft, men vær også opmærksom på, at der skal tages uafhængig tanke inden du spørger. Når du beslutter at du har brug for input fra andre, skal du respektere deres tid, være krystalklar over, hvad du vil have ud af samtalen, og sørg for, at du har det inkluderet i din samtale / mødeinvitation.

Medtag en kort bemærkning om målet i mødeinvitationen (at have en dagsorden er endnu bedre), uanset hvilken form for kommunikation, skal du sørge for, at deltagerne er opmærksomme på, at der er et mål for at have mødet. På den anden side skal du ikke føle dig utilpas med at bede om oplysninger, når du får en invitation til et møde med bare en forvirrende emnelinje. Det er til gavn for alles tid at forstå, hvorfor du mødes. Alle ønsker, at samtalen skal være produktiv og vellykket.

Først når målet er klart, kan folk forberede den viden, headspace og tanker, de har brug for at bringe til samtalen. Plus, de kan endda bringe den rigtige person, som du gik glip af med at invitere.

Hvem

Identificer den rigtige person til at tale med.

At vælge den rigtige person til at tale med adskiller sig, da kommunikationsmål og emner varierer. For at indsamle information skal du finde den person, der ikke kun har oplysningerne om det specifikke detaljeområde, du leder efter, men som også kender den overordnede plan og den langsigtede vision. Den rigtige person til at starte med er en person, der kan male det store billede, inden man dykker ned i nuancer. Denne person har normalt en masse viden og erfaring. Han eller hun er ikke nødvendigvis den direkte person, der er ansvarlig for et projekt, men deres tanker og meninger har en betydelig indflydelse på produktet. Ræk ud til dem, udveksle diskussioner og sørg for at bringe de værdifulde oplysninger tilbage til hele holdet senere, så du kan bygge bro over hullerne.

Designere er nødt til at præsentere og sælge deres ideer. Til dette formål er det ikke nødvendigt at starte diskussionen med alle interessenter. Start med en mindre gruppe. Udover at få buy-in fra den direkte premierminister, skal du finde den influencer, der har en stemme, som alle stoler på. De er normalt aktive og dybt involverede og kan træffe beslutninger. Få deres feedback og support, inden du starter en mødeinvitation til et bredere publikum.

En anden ting at bemærke er, at det kan være let at involvere nøgletal for sent. Spørg dig selv, eller konsulter endda holdet med følgende spørgsmål. Det kan hjælpe dig med at inkludere den rigtige person til det rigtige tidspunkt.

  • Er der nogen andre, der burde vide om dette?
  • Hvem ellers skal vi få buy-in fra?
  • Hvem ellers kan have feedback eller tanker?
  • Hvem kan blive påvirket af den beslutning, vi træffer her?

Hvornår og hvor

Forstå situationen, og start derefter en samtale.

Hver gang du er klar over, at du har brug for mere information, eller du har lyst til, at du har brug for mere hjernekræft for at hjælpe dig med at sortere dine tanker. Begynd at planlægge for din næste produktive samtale. Du må ikke bare skynde dig en hurtig chat, når det måske ikke er et godt tidspunkt. Forsøg ikke at sidegøre en tale i en anden samtale bare fordi du tænkte på en strålende idé. Hold en note, og snak om den offline. Det er bedst at få dine oplysninger lige før du går ind i noget med det samme.

På den anden side af historien skal du ikke trække ting for meget. Nogle gange ønsker designere at føle sig i kontrol, og de føler sig utilpas med at vise papirskitser, så de har en tendens til at forberede sig til en samtale. Så længe du er klar over målet, og du kun involverer de rigtige mennesker, er der ingen grund til at spilde tid.

Kontroller de deltagendes tilgængelighed, og sørg for, at den kritiske person kan være med. Nogle gange kan spring over denne person være spild af tid for alle. Hvis du arrangerer møder med offshore-medlemmer, anbefaler jeg, at du finder et værktøj og en fælles tid, der fungerer for alle.

Samtale kan ske forskellige steder, og der er kraftfulde værktøjer, der specialiserer sig i forskellige formater. Vælg det rigtige format afhængigt af dine mål. Brug øjeblikkelige forretningskommunikationsværktøjer til hurtig information. E-mails kan spores og kan bruges til mere formelle samtaler som et resume eller rapporter. En-til-en personlige chats kan bruges til detaljerede anmeldelser og feedback indsamling. Et gruppemøde er fantastisk til detaljerede diskussioner, designanmeldelser og feedback. Undgå at gennemgå kladder eller muligheder i store møder. Det er mere til at få buy-in eller en endelig aflæsning. Et værksted kan ofte bruges til at låne mange hænder eller mange hjerner fra teamet, og det kræver omhyggelig planlægning.

Hvad

Hvad definerer en god samtale.

Lad os nu designe, hvordan en produktiv samtale kan se ud. Der er et par grundlæggende funktioner, du skal overveje.

Godt struktureret

Nøglen til en vellykket samtale er under forberedelse. Har en dagsorden for dine diskussioner. Det kan være et noget løst møde eller en afslappet chat, men vær krystalklar om de mål og emner, der skal dækkes.

Brug nogle tidskontrolteknikker

Nogle gange afbryder ting, som du ikke kender, og kan forstyrre planen og mødet. Hvis det er et vigtigt problem, der skal løses, kan du justere tiden passende, men være opmærksom og respektere andre menneskers tid. Foretag tidskontrol, og husk at justere forventningerne.

Tal gruppens sprog

Når du taler med kunder eller ledere, skal du ikke bruge for mange interne jargon-ord, prøv at tale om forretningssager og brugerjob ved hjælp af ord, som kunderne kan forholde sig til. Når du taler med ingeniører, skal du gøre dig komfortabel med tekniske termer, funktionsnavne eller kontrolnavne.

Vær forberedt, men vær ikke bange for at stille spørgsmål

Lav dit hjemmearbejde, så du forstår kontekst og baggrund for emnet. Designere forventes ikke at være en ekspert på emnet, så vær ikke bange for at stille ”fjollede” spørgsmål. Stil fortsat med enkle, fjollede spørgsmål som:

  • Hvorfor er dette et problem? Og hvorfor det? Spørg 3 whys - det vil føre dig til det rigtige svar.
  • Hvordan virker det?
  • Hvorfor er det sådan lige nu?
  • Er dette den eneste løsning?
  • Er løsningen valideret?

...

Disse spørgsmål kan fungere godt for at hjælpe teamet med at revidere problemet eller de koncepter, de allerede er tilpas med.

Brug værktøjer

Når man har online-møder, kan det være svært at beskrive et kompliceret koncept. Der er en række værktøjer, du kan bruge til at hjælpe med at tilføje klarhed - iPad-skitse, Invision-frihånd og møde-annotationsfunktioner. Til et personligt møde skal du bruge tavler eller andre værktøjer, du kan trække på. Det hjælper!

Brug et par minutter på at slå samtalen sammen, inden den slutter

Brug de sidste få minutter til at opsummere beslutningerne eller handlinger fra mødet. Lav deadlines, og sørg for, at alle er opmærksomme på dem ved at dele notater efter mødet.

og flere tip ...

Du kan finde flere teknikker, der er specielt nyttige til designersamtaler fra denne artikel 9 Samtaleteknikker til designere.

Hvordan

Mål samtalenes succes.

To dele vil bestemme, om det er en frugtbar samtale. Er det oprindelige mål nået? Hvor glat og effektivt er mødet?

Det er en simpel øvelse at evaluere, hvis målene er nået. Blev oplysningerne indsamlet? Blev meddelelsen leveret? Har jeg modtaget den feedback, jeg har brug for for at komme videre? Blev nødvendige beslutninger truffet?

Udover at gøre en check-in på dine mål, skal du også være opmærksom på, hvordan folk er involveret. Var folk opmærksomme? Miste gruppen et eller andet tidspunkt fokus? Hvordan var tidskontrollen? Er handlingsemnerne efter mødet klare? Har disse poster frister, og er nogen blevet tildelt til at gribe ind? Er der noget, der kan gøres anderledes for at gøre det mere effektivt?

Det er vigtigt at få disse reflektionsspørgsmål indgraveret i dit sind, så det bliver naturligt nok til at finde ud af, hvad der fungerer og ikke fungerer, så vi kan arbejde på at fatte i samtaleevner.

Efter samtalen

Folk ved, at de er nødt til at følge op på handlingerne, men glemmer, at de kunne gøre en ting til for at opretholde et bedre forhold til møderne.

Opfølgning

Giv deltagerne simpel feedback om, hvordan de oplysninger, de præsenterede, blev forbrugt. F.eks. Vil designere ofte udføre intern brugbarhedstest med kolleger, men glemmer at informere dem om, hvordan deres meninger fik ændringer til produktet. Sørg for, at deltagerne ved, at de bliver hørt og lyttet til, og at deres tid ikke tages for givet.

Giv kudoer eller kredit til folk

Del om muligt kudoer og komplimenter med den person, der hjalp dig, men det er endnu bedre at udvide publikum ved at dele med deres ledere. Dette hjælper folk med at opbygge synlighed i teamet / virksomheden og også arbejde på dine relationer med at få tillid.