Parkinsons lov: Sådan gøres du mere på kortere tid

Vi siger, at tid er vores mest dyrebare ressource, og alligevel antyder vores opførsel og handlinger andet. Vi spilder tid med tilfældig og ufokuseret opførsel, men klager over, hvor travlt vi er. Vi kvaler over at miste et par dollars, men ser bort fra de enorme omkostninger ved dårlig tidsstyring. Først når vi står over for en forestående tidskramning, indser vi omkostningerne ved vores spild. Parkinsons lov hjælper med at forklare, hvorfor vi er så ineffektive til at fordele vores tid.

Cyril Parkinson, en britisk flådehistoriker, nævnte først Parkinsons Law i magasinet The Economist i 1955. Parkinsons lov siger - ”Arbejde udvides til at udfylde den tid, der er til rådighed til at blive afsluttet.” Som Parkinson sagde, ”er det den travleste mand, der har tid til overs. ”(1) Parkinson undersøgte omfattende udbredelsen af ​​bureaukratier i Storbritannien. Parkinson fandt, at ligesom væksten af ​​bureaukrater havde lidt forhold til stigningen i den faktiske mængde af regeringsarbejde, havde den tid, der blev afsat til et projekt, lille forbindelse til det faktiske arbejde, der var nødvendigt for at afslutte projektet.

Som Parkinson beskriver -

Således kan en ældre fritidsdame tilbringe hele dagen med at skrive og sende et postkort til hendes niese hos Bognor Regis. Der bruges en times tid på at finde postkortet, et andet på jagt efter briller, en halv time på en søgning efter adressen, en time og et kvarter i sammensætning og tyve minutter på at beslutte, om man skal tage en paraply, når man går til det nærmeste postkasse i næste gade. Den samlede indsats, der ville beskæftige en travl mand i tre minutter, alt sammen fortalt, kan på denne måde efterlade en anden person på en anden dag efter tvivl, angst og slid. (1)

Vi har oplevet virkningen af ​​denne lov i vores egne liv. Hvis der gives fire uger til at afslutte et projekt, tager vi de fulde 4 uger til at afslutte projektet. Vi bruger de første 3 uger på at overgå overfladiske opgaver og derefter tilbringe den sidste uge i en hyperfokuseret sprint for at overholde vores deadline. I sidste ende krævede arbejdet en uges tid, men alligevel blev det udvidet til fire. Så hvorfor fik vi ikke udført arbejdet i den første uge? Parkinsons lov fremhæver et par ubehagelige observationer om vores opførsel og vaner.

For det første er vores opførsel ofte på autopilot - vi gør, hvad vi er vant til at gøre, uden at nogensinde udfordre årsagerne til det. Vi undersøger ikke vores handlinger, fordi vi ikke modtager tilstrækkelig feedback til at afsløre vores ineffektivitet. Vi deltager ikke i bevidst tanke om at beslutte, om det, vi laver, virkelig giver logisk mening. Vi er nødt til at skabe feedback og strategisk vælge, hvad vi gør.

For det andet stoler vi for meget på viljestyrke. De, der kæmper med tidsstyring, skylder ofte på sig selv og beslutter sig for at ”arbejde hårdere” næste gang. Imidlertid er denne reaktion kortsynet. Vi mener, at vi kan “viljestyrke” vores vej til effektiv ydeevne, men undersøgelser viser, at viljestyrken er upålidelig og udtømmelig. Det er sjældent der, når vi har brug for det.

For det tredje forsømmer vi vores miljøs rolle i vores handlinger. De fleste antager, at det ydre miljø ikke har nogen indflydelse på, hvad du gør. Igen er vores intuition forkert. F.eks. Forsinker let adgang til vores telefon og internet hård, fokuseret aktivitet ved at erstatte useriøst og tankeløst medieforbrug. Derudover undlader vi ikke at skabe frister og tidsplaner for vores kritiske aktiviteter. Vi antager, at vi bare kommer til vores store projekter, men i stedet tillader os at blive domineret af e-mails og nødsituationer. Reglen er - hvis vi ikke planlægger det, bliver det ikke gjort.

Deadlines forbedrer vores præstationer. De giver ydre motivation og et nødvendigt mål for at rette vores indsats. Det er svært at engagere sig i fokuseret arbejde, hvis vi ikke ved, hvor vi vil ende. Hvis vi ikke har presserende frister, mangler vi en følelse af, at det haster med at få tingene gjort. Vi tillader presserende, men uvigtige opgaver, at udfylde vores tid. Vores hjerne er altid på udkig efter den nemmeste sti. Hvis et projekt kræver betydelig strategisk tanke, vil vores hjerne ønske at skifte til en lettere opgave, f.eks. Sindeløs internetbrug. Denne tendens indebærer enhver fremgang med meningsfulde projekter. Tidsfrister og definitive tidsplaner skubber vores opførsel i den rigtige retning.

Hvordan bruger du Parkinsons lov til din fordel?

Målet med at forstå Parkinsons lov er ikke at dvæle ved vores fejl, men at forstå, hvordan vores sind og miljø kan føre os på villspor. Hvordan kan vi bruge Parkinsons lov til at forbedre vores eget liv? Hvilke interne bureaukratier hindrer vores udvikling, og hvordan kan vi fjerne dem?

Vi skaber vores egne personlige ineffektiviteter, fordi vi vender tilbage til aktiviteter, der ikke giver nogen værdi til at nå vores mål. Og endnu vigtigere er, at vi ikke er klar over, at vi gør det. Som psykolog Mihaly Csikszentmihalyi har vist, forstår vi sjældent, hvad der gør os glade, selvom det synes åbenlyst for de fleste af os. For eksempel tror vi, at uplanlagt fritid gør os lykkeligere end på arbejde, men vi er mere opfyldt, mens vi arbejder end med fritid. Som han sagde i sin bog, Finding Flow, "At have fritid til sin rådighed forbedrer ikke livskvaliteten, medmindre man ved, hvordan man bruger den effektivt, og det er på ingen måde noget man lærer automatisk." (2)

Vi lever på autopilot og undersøger sjældent begrundelsen for vores handlinger. Det er altid nemt at identificere andres fejl, men lad os sørge for at fikse vores egen udugelige opførsel først.

Brug kunstige frister

Den mest effektive praktiske ændring, jeg anbefaler, er at sætte aggressive frister for dine kritiske aktiviteter. Krymp den tilgængelige tid til at tvinge fokus og effektivitet. Aggressive frister udfordrer også dine antagelser om, hvad det kræver for at gennemføre et projekt. Hvis der normalt sker noget på 2 timer, er du sikker på, at det ikke kan gøres en time? Du kan afvise denne mulighed, men har du nogensinde bevist det? Husk, hvor meget aktivitet og adfærd, der bliver ubestridt og uudforsket. Din opførsel, vaner og forventninger er ikke begrundet i beviser, men i rutine og selvtilfredshed. Vi tænker ikke nok på vores vaner. Vi gør ting, fordi det er sådan, det altid er blevet gjort.

Aggressive frister tvinger dig selv til at finde gearingspoint - det punkt, hvor en given indsats har en stor og overdreven effekt på produktionen. Det er en version af Paretos lovgivning om 80/20 - 80% af værdien er drevet af 20% af aktiviteten. Begræns dine handlinger til kernen 20%, og du vil dramatisk øge din produktion. Aggressive frister afskærer de useriøse handlinger og skærper dit fokus på det, der betyder noget.

Forestil dig, at alle de 1 times møder, du deltog i, blev skåret i halve til 30 minutter. Alle møder på 30 minutter reduceres til 15 minutter. Hvor meget stof ville virkelig gå tabt? Kortere tider ville tvinge effektiv forberedelse og kortfattede præsentationer. Aggressive frister skærer bort den døde vægt ved at fokusere på det, der betyder noget. Det er en blid adfærdsmæssig skubbe at fokusere på det, der betyder noget.

Nogle vil hævde, at visse emner har brug for lange møder. Mens jeg er enig, minder jeg læserne om, at poenget er at tvinge dig selv til at bevise, at møder har brug for fuld tid. Hvis du aldrig har testet mødelængden, skal du gøre det i stedet for at antage dets effektivitet. Opret en testbar betingelse, og se, om du har bestået. Jeg tror, ​​at selv de vigtigste møder har en masse underrettet aktivitet klar til eliminering.

En af Parkinsons bemærkelsesværdige bemærkninger er, at den tid, der bruges på et møde om et emne, er omvendt proportional med dets værdi.1 Deltagere har en tilbøjelighed til kraftigt at debattere minutia. De fleste af os har førstehåndserfaring med at møde bliver sidesporet af irrelevante debatter.

Desværre gør vi dette også for os selv med vores egen opførsel. Vi satte et større mål, men vi går vild i de irrelevante detaljer. Hvis vores mål er at øge vores træning, er vi tilbøjelige til at bruge mindre tid på at træne og mere tid på overfladiske opgaver - opbygge den ultimative musikafspilningsliste eller samle det bedste træningsantag. Vores sind elsker at erstatte lette, sjove opgaver i stedet for det krævende rigtige arbejde. Jeg kunne huske denne tommelfingerregel - hvis din aktivitet ikke er krævende eller stressende, er det sandsynligvis en del af den irrelevante minutia. Jo mere udfordrende din indsats er, desto mere sandsynligt engagerer du dig i værdifuld og givende aktivitet.

(1) http://sas2.elte.hu/tg/ptorv/Parkinson-s-Law.pdf

(2) Fra Finding Flow, Mihaly Csikszentmihalyi